ACT Academie

Privacybeleid ACT Academie
Versie 1.0
Laatst aangepast op 10 juni 2018.
Deze verklaring is van toepassing op de diensten van ACT Academie aangeboden op deze website. Andere diensten (zoals individuele therapie), vallen onder een aparte privacyverklaring.

Na de regen mails over GDPR, ook AVG genoemd (Algemene Verordening op Gegevensbescherming) en de hagelbui waarschuwingen, instellingen en voorkeuren over privacy vraag je je misschien af: hoe gaat ACT Academie eigenlijk met onze gegevens om? Hoe weet ik of er op een verantwoorde en veilige manier mee omgegaan wordt? Daarom leggen we het graag even op deze pagina uit. Geen standaard privacyverklaring van elders gekopieerd, maar een duidelijke uitleg over welke gegevens we waar, waarom en hoe lang bewaren. We kunnen om veiligheidsredenen niet alle technische details vrijgeven, maar we proberen zo volledig mogelijk te zijn. Als er daarna nog vragen zijn, mail ze gerust naar info@act-academie.be.

Cookies

Een cookie is een klein bestandje dat tijdens je bezoek aan een website op je computer, smartphone of tablet geplaatst wordt. Daarmee kan een website bepaalde gegevens onthouden tijdens je bezoek (de inhoud van een winkelmandje bijvoorbeeld) of tussen bezoeken in (zoals een taalkeuze). Deze gegevens zijn tijdelijk; cookies verdwijnen na een tijd vanzelf weer van je systeem.

Waar we cookies wel voor gebruiken

1/ functionele cookies

Dit zijn cookies die absoluut nodig zijn voor de werking van de website. Wij gebruiken maar één functionele cookie, PHPSESSID. Deze cookie, de “sessie cookie”, wordt door zowat alle sites gebruikt om een sessie te kunnen starten, bijvoorbeeld tijdens de registratie voor een opleiding. Deze cookie kan je niet weigeren.

2/ niet-functionele / derde-partij cookies

Dit zijn cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, maar die wel helpen om de website te verbeteren. Daarvoor moet je bijvoorbeeld bezoekersstatistieken kunnen verzamelen; hiervoor gebruiken wij zoals de meeste sites Google Analytics. Lees meer over Google Analytics cookies. Daarnaast gebruiken we soms ook Hotjar om te achterhalen welke gebieden van pagina’s veel of weinig aangeklikt worden. Lees meer over Hotjar cookies. Deze cookies kan je weigeren door bij de cookie warning op “Liever niet” te klikken. Heb je eerder toestemming gegeven, en wil je deze intrekken? Klik dan op deze link: toestemming intrekken

Waar we cookies niet voor gebruiken

Sommige websites gebruiken cookies echter ook voor andere doeleinden, zoals het uitwisselen of zelfs doorverkopen van informatie over jouw surfgedrag om dan achteraf overal reclame te kunnen sturen: de beruchte Facebook-pixels, tracking cookies enz… Met de hand op het hart: dat doen wij nooit.

Communicatie

e-mail

E-mails blijven in principe bewaard tot de werknemer aan wie ze gericht zijn ze zelf verwijdert. Wanneer een medewerker de organisatie verlaat, wordt zijn/haar e-mail adres samen met alle e-mails gewist.

Een e-mail kan enkel door de geadresseerde bekeken worden; zelfs onze systeem administrator kan e-mails van een ander niet lezen. De inhoud blijft dus privé. Bovendien zijn er intern strikte regels over welke mails naar wie mogen doorgestuurd worden.

Nieuwsbrief

We hebben een nieuwsbrief waarop je je kan inschrijven. Je kan ook op elk moment uitschrijven met de link onderaan, waarna je geen nieuwsbrieven meer ontvangt (tenzij je je er weer voor inschrijft uiteraard).

Verzameling persoonlijke gegevens

Registratie via de website

Als je je via onze website registreert voor bijvoorbeeld een opleiding, dan hebben we een aantal gegevens nodig. Sommige gegevens zijn echt noodzakelijk (je naam uiteraard, je e-mail voor de inschrijvingsbevestiging en de factuur, je adres voor communicatie per post enz…). Andere gegevens zijn niet verplicht maar helpen ons wel de deelnemers beter te kennen (zoals b.v. welke voorkennis of ervaring je al hebt). Tijdens de registratie wordt duidelijk aangeduid welke gegevens verplicht in te vullen zijn en welke niet.

We vragen nooit gegevens die niet van direct belang zijn (zoals geslacht, leeftijd enz…).

BEELD EN KLANK

Van particulieren zullen wij nooit foto’s, klankopnames of video’s op wat voor manier dan ook publiek maken of verspreiden, ook niet na eventuele toestemming. Hen behandelen we met dezelfde uiterst strenge discretie die gehanteerd wordt voor patiënten.

Van professionelen gebruiken wij hooguit opnames na expliciete en individuele toestemming (gevraagd o.a. tijdens de registratieprocedure). De foto’s op deze website zijn daarvan een voorbeeld. Deze toestemming kan trouwens op elk moment weer ingetrokken worden, stuur ons een mailtje naar info@act-academie.be en we verwijderen de opname definitief.

Gegevensverwerking

Bewaring

Als je je inschrijft voor b.v. een opleiding of cursus, worden je gegevens bewaard door de website, opgeslagen in ons bestandssysteem, en (enkel de factuurgegevens) doorgestuurd naar de boekhouder. Alle diensten waarvan wij gebruik maken (boekhouder, cloud services, web hosting…) zijn GDPR-compliant, anders gezegd: ze gaan volgens dezelfde strenge manier om met jouw gegevens.

toegang

Werknemers van ACT Academie hebben niet zomaar toegang tot alle gegevens. Er zijn strikte rollen gedefinieerd, en voor elke rol zijn er toegangsbeperkingen op ons bestandssysteem. Een trainer bijvoorbeeld krijgt enkel de gegevens van de eigen cursisten. Zo vermijden we dat personen gegevens kunnen zien die niet voor hen bedoeld zijn. Wanneer een werknemer ACT Academie verlaat, wordt het gekoppelde gebruikersaccount verwijderd, en verliest hij/zij instant toegang tot alle gegevens en bestanden. Bovendien moet elke werknemer bij de start een geheimhoudingsverklaring ondertekenen.

Termijn

We streven ernaar gegevens ouder dan drie jaar te archiveren op een locatie waar ze enkel nog via een speciale procedure kunnen opgevraagd worden.

Recht op wijzigingen en schrappingen

Je hebt het recht om de gegevens die wij van jou hebben op te vragen, te laten corrigeren (bijvoorbeeld een adreswijziging) of te laten verwijderen. Stuur daarvoor een mailtje naar info@act-academie.be. Let wel: sommige gegevens kun je niet laten verwijderen, omdat we wettelijk verplicht zijn ze bij te houden (zoals b.v. factuurgegevens).

Vraag & Antwoord

Hoe weten jullie dat allemaal zo zeker?

Omdat we onze website volledig zelf maken en onderhouden, onze eigen IT infrastructuur beheren, en een grondige eigen IT kennis in huis hebben.

Waarom heeft jullie website geen cookie melding?

Dat is enkel nog verplicht voor commerciële cookies om mensen te traceren. Die gebruiken wij niet.